Esiste una ‘Guida agli Archivi’ (Ministero per i Beni culturali e ambientali. Pubblicazioni degli Archivi di Stato, Guida agli archivi della Resistenza, a cura della Commissione archivi-biblioteca dell’Istituto nazionale per la storia del movimento di liberazione in Italia, Roma 1983, pp. 307-321), redatta nel 1983, inerente la descrizione delle sezioni 1-2-3-4-5-6-7-8-9-10-11-13.

Rispetto alla Guida, il patrimonio documentario custodito dall’Istituto è aumentato considerevolmente grazie all’acquisizione successiva di importanti archivi e fondi privati. Tali acquisizioni hanno comportato una revisione delle descrizioni contenute nella Guida stessa. Per alcuni fondi il riordino ha prodotto oltre ad una descrizione per unità archivistica, apposta su ogni fascicolo, anche una descrizione su supporto informatico, usando il software ISIS, pubblicata in rete nel sito dell’Istituto nazionale: si tratta di circa 500 schede per i fondi cartacei e di circa 100 per il materiale fotografico.

Nel 2005 è terminato il riordino dell’importante archivio della Camera del Lavoro di Novara, all’interno del progetto denominato ‘Memoria del lavoro’, sostenuto dalla Fondazione Cariplo, dalla Fondazione della Comunità del Novarese Onlus e dalla Regione Piemonte. Quest’ultima ha altresì fornito il software Guarini Archivi per la catalogazione e la schedatura. Grazie allo stesso software si sta procedendo alla schedatura di tutti gli altri fondi che via via sono resi consultabili in http://www.regione.piemonte.it/guaw/ListAction.do. Alla fine del 2007 è stata invece portata a termine la ricollocazione dell’interno archivio al terzo piano dell’Istituto, che consente la quasi totale fruibilità dei vari fondi agli studiosi e ricercatori.

Successivamente (2008) è iniziato anche l’importante lavoro di riordino e schedatura, dell’Archivio storico della Cisl di Novara e del Fondo “Carlo Torelli”, grazie al progetto “Carte popolari, carte sindacali”

Oltre ai fondi storici, è da considerare ‘storico’ anche lo stesso archivio dell’Istituto, costituito da due parti: una relativa alla gestione amministrativa (protocollo, bilanci, corrispondenza, verbali d’assemblea e di consiglio di amministrazione, statuto, personale, contabilità, ecc.); un’altra relativa alle attività di studio, ricerca e didattica svolte dai dipendenti, dai ricercatori e dai collaboratori che hanno prodotto serie documentarie (spesso in copia), atti e materiali per convegni, mostre, pubblicazioni, saggi editi e inediti, materiali audiovisivi, ecc.
Oltre agli Archivi cartacei, l’Istituto conserva altre preziose documentazioni custodite nella mediateca che si compone dell’archivio fotografico; dell’archivio sonoro; dell’archivio audiovisivi; della sezione Cd e Cd Rom (per ora non descritta e inserita nell’archivio sonoro); del Fondo Manifesti, costituito da circa 2.500 pezzi e del quale esiste un catalogo cartaceo relativo a circa un migliaio fra manifesti e volantini.
La complessità e varietà della documentazione conservata nella mediateca, gli alti costi per il suo trattamento archivistico, la necessità del continuo aggiornamento nelle tecnologie e delle relative professionalità, l’alto grado di deperibilità dei materiali documentari, costringono l’Istituto a porre limiti severi alla consultazione.

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